Dans le domaine très concurrentiel des affaires, une entreprise tire son épingle du jeu en investissant dans des biens matériels nécessaires à son activité. Mais ces derniers nécessitent une infusion de capitaux souvent importante, poussant chaque organisation à user de toutes ses capacités à rentabiliser les ressources en sa possession. Les responsables chargés de la gestion des immobilisations corporelles sont les principaux maîtres d’œuvre de ce vaste chantier semé d’embûches.
Les actifs tangibles sont pensés pour être utilisés de manière durable. Plus précisément, ils doivent être viables et fonctionnels au moins 12 mois après leur acquisition pour pouvoir procurer à l’entreprise des avantages financiers suite à leur exploitation ou à une location. Et pour accroître leur rentabilité, la meilleure stratégie à adopter est de faire appel à une technologie qui puisse prendre en charge tous les aspects du patrimoine de votre enseigne.
Dans les lignes qui suivent, découvrez en coulisses les innovations qui s’opèrent derrière une gestion des immobilisations corporelles réussie.
Gestion des immobilisations corporelles : socle des opérations en entreprise
Les processus organisationnels d’une entreprise fonctionnent grâce à la synergie de propriétés matérielles appelées immobilisations. Ces dernières sont subdivisées en trois catégories : les immobilisations corporelles, incorporelles et financières. Notre article se concentre davantage sur le volet tangible des possessions de l’entreprise, à savoir la gestion des immobilisations corporelles.
L’acquisition de ces biens physiques et palpables permettent à la structure de fonctionner de manière optimale, en créant des produits ou des services à la clientèle ou aux partenaires.
Les immobilisations corporelles peuvent inclure :
- Les terrains
- Les constructions et installations
- Les équipements et mobiliers
- Le parc informatique
- Les fournitures de bureau
- Les matériels et outillages
- Les véhicules de service et utilitaires
Amortissement et dépréciation
Compte tenu de la somme substantielle injectée dans l’achat de ces équipements, la gestion des immobilisations corporelles veille à ce que ces derniers puissent répondre aux besoins de l’entreprise en termes de disponibilité et d’efficience. À cela s’ajoute un regard avisé sur le protocole comptable et fiscal en vigueur.
La gestion des immobilisations corporelles vise également à assurer l’intégrité économique de l’entreprise à travers la notion d’amortissement. Ce dernier consiste à apprécier et à reconsidérer la valeur d’un élément matériel tout au long de son cycle de vie. L’analyse de l’amortissement donne ainsi une indication sur sa dépréciation au fil du temps.
Cependant, certaines immobilisations corporelles telles que les terrains ne sont pas concernées par le calcul d’amortissement, pour la simple raison que ces dernières ne perdent pas de la valeur avec le temps. Les autres biens palpables, quant à elles, doivent être réévaluées à chaque clôture d’exercice fiscal (*1) en vue de prévoir les dépenses futures.
Inventaire, suivi, rentabilité : Les défis de la gestion du matériel en entreprise
Inventaire
La prise d’inventaire constitue le premier pilier de la gestion des immobilisations corporelles. Elle se traduit par l’enregistrement des actifs et de leurs caractéristiques, suivi du contrôle de leur disponibilité et de leur état de vie. L’inventaire comptable est une procédure qui relève d’une obligation légale (*2) et est réalisé de façon ponctuelle.
Suivi
Après leur acquisition, le mouvement et l’exploitation de chaque actif tangible sont continuellement supervisés. L’enjeu est important pour les gestionnaires des actifs, car il s’agit d’assurer le contrôle d’un nombre important de biens assez valeureux. La mise en place de stratégie de suivi rigoureux s’impose pour éviter les pertes, les pannes imprévues ou la détérioration de ces éléments. Pour cela, le logiciel de gestion des immobilisations est l’outil de prédilection des gestionnaires en quête de performance.
La rentabilité
Une gestion des immobilisations corporelles efficace vise à rentabiliser l’investissement. Ceci implique de veiller à leur utilisation consciencieuse afin de prolonger leur durée de vie. En matière de gestion du matériel, l’analyse de la rentabilité prend en compte les coûts d’achat, d’exploitation, de maintenance afin de prendre des décisions éclairées sur les futurs placements.
Un logiciel de gestion des immobilisations : une solution aux multiples facettes
La gestion des immobilisations corporelles revêt une importance capitale dans la réussite opérationnelle. À un certain moment de l’histoire des affaires, les approches traditionnelles relatives à la gestion des richesses tangibles ont fait leurs preuves d’efficacité. Toutefois, elles ne suffisent plus à contenir la quantité et la complexité des informations relatives aux infrastructures de l’entreprise qui subissent une importante transformation avec l’avancée de la technologie. Et puisque les problèmes modernes requièrent des solutions modernes, seule l’intervention d’un logiciel de gestion des immobilisations parviendrait à coordonner cette tâche fastidieuse.
Plusieurs logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) sont déjà disponibles sur le marché des solutions informatiques. Néanmoins, la majeure partie d’entre eux est assez limitée en termes de fonctionnalités. Ceci entraîne certaines lacunes au niveau de la gestion des immobilisations corporelles. L’alternative la plus appropriée consiste à investir dans un logiciel de gestion des immobilisations tout-en-un, comme tel est le cas de Timly.
Ce type de solution de gestion des immobilisations corporelles offre des options complètes pour vous permettre notamment :
- D’automatiser les tâches d’inventaire pour un gain de temps considérable
- De minimiser les écarts d’inventaire dus aux erreurs humaines
- De réduire les dépenses consécutives à des pertes, des vols ou des pannes imprévues
- D’obtenir des rapports fiables pour une meilleure prise de décision
Le logiciel de gestion d’inventaire aide ainsi l’entreprise à organiser de manière transparente toutes les propriétés physiques selon leur valeur, état et fonctionnalités.
Quel est le rôle d’une application d’inventaire ?
Une application d’inventaire vient en complément d’un logiciel de gestion des immobilisations pour rendre le processus encore plus facile et plus rapide. Cet outil permet d’accéder au tableau de bord de gestion à partir d’un appareil mobile connecté à tout moment et n’importe où : au bureau, dans un atelier, sur un chantier, ou même à la maison pour les employés en télétravail. Cette manœuvre est possible grâce à l’intégration d’un lecteur de code-barres qui donne accès à toutes les informations relatives à un actif physique.
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion d’inventaire dans le suivi des immobilisations corporelles ?
L’usage d’un logiciel de gestion d’inventaire aide dans la prise en main effective du patrimoine physique d’une entreprise.
Gérer l’ensemble de cette richesse se fait comme lorsqu’on part en guerre. Une artillerie complète permet aux conquérants de maximiser les chances de sortir victorieux. C’est précisément à cette image que l’entreprise doit s’armer dans le monde impitoyable de l’entrepreneuriat. Un outil à visée holistique comme Timly se propose comme la meilleure alternative pour venir à bout de la lourde tâche liée à la gestion des immobilisations corporelles.
Ainsi, que vous soyez une TPE ou une multinationale, faites appel à cette longue vue numérique qui vous permet d’avoir une vision à 360 degrés de vos avoirs matériels.
Parmi les possibilités d’actions conférées par Timly, il y a notamment :
- La prise d’inventaire tout au long de l’année
- La gestion des stocks
- Le suivi des mouvements ou de l’emplacement des actifs
- La gestion et la planification de maintenance des équipements
- La gestion des compétences des employés pour l’assignation des actifs
De plus, afin de simplifier la tâche et encourager une gestion participative, l’application de gestion des immobilisations rend la procédure encore plus accessible. La mise à jour des informations sur un bien matériel peut être réalisée directement sur l’application grâce au scan de code-barres : enregistrement, signalement des défauts et dommages, suivi des rendez-vous de maintenance, localisation en temps réel, …
Et si vous souhaitez avoir une vue plus concrète sur les avantages financiers, vous pouvez effectuer une simulation au niveau du calculateur de ROI de Timly.
Sources :
- Les dépréciations des immobilisations – Studi
- Pourquoi faire un inventaire physique des immobilisations ? – Actidel